Corregir la historia de un alumno en 5 segundos

En el Centro Odontológico de la Universidad Norbert Wiener, cada historia clínica cumple dos funciones: registra la atención del paciente y muestra el trabajo del alumno que la hizo. Durante años, esas historias vivieron en papel.

Con Doctoc, el centro redujo cerca de 50% el tiempo que dedica a gestionar historias clínicas, y corregir el error de un alumno pasó de rehacer una hoja a unos 5 segundos en pantalla. Esta es la historia completa.

Resumen

• Cerca de 50% menos tiempo gestionando historias clínicas frente al proceso en papel.

• Corregir el error de un alumno toma unos 5 segundos en pantalla.

• Los pagos se registran sin redigitar gracias a la integración con Cash Control.

• Se eliminó el traslado y el archivo físico de historias.

El reto: una clínica docente sobre papel

El centro atiende pacientes reales con alumnos de odontología supervisados por sus profesores. Cada historia tiene que estar completa y corregida, porque de ella dependen la atención del paciente y la evaluación del alumno.

Historias que había que mover a mano

Gestionar las historias significaba recogerlas, subirlas, actualizarlas y unirlas físicamente, una por una. Con cada nueva promoción de alumnos, el volumen de papel crecía.

Corregir era rehacer

Cuando un alumno se equivocaba, había que borrar, romper la hoja y sacar otra copia. Una corrección que debía tomar segundos se convertía en un trámite.

Pagos que se escribían dos veces

Los pagos de cada atención había que volver a digitarlos en el sistema de pagos de la universidad.

La solución: historia digital desde el primer momento

1. Corrección en pantalla

El alumno registra la atención en Doctoc y el profesor la revisa en pantalla. Si hay un error, se corrige ahí mismo, en unos 5 segundos, sin papel de por medio.

2. Integración con Cash Control y SIGO

Doctoc se conecta por API con Cash Control, el sistema de pagos de la universidad, y con SIGO, su sistema de gestión académica. Los pagos de cada historia se registran sin redigitar.

3. Una plataforma que se aprende rápido

Cada ciclo llega una nueva promoción de alumnos, y la curva de adopción es corta. La Dra. Brenda Vergara, directora del centro, describe la plataforma como «súper amigable».

4. Soporte que responde

El equipo del centro también valora la respuesta inmediata del soporte de Doctoc por chat.

Los resultados: menos papel, más tiempo para enseñar

Frente al proceso en papel, el tiempo de gestión de las historias clínicas bajó cerca de 50%, medido en el ciclo regular posterior al piloto.

Corregir el error de un alumno, que antes era borrar, romper y fotocopiar, hoy toma unos 5 segundos. Y el traslado y el archivo físico de historias desaparecieron.

Como toda clínica universitaria, el centro sigue ajustando sus flujos con cada ciclo. La diferencia es que ahora lo hace sobre una base digital.